タスク管理の哲学2 第2領域について
タスク管理において、第２領域というものを意識することはとても大切です。
第2領域は、『7つの習慣』の中で、定義されています。
「重要で急ぐ」活動や仕事のことを第1領域としています。第2領域とは、簡単に言ってしまえば、「重要だけれど急がない」活動や仕事のことです。
ここで問題となるは「急がない」の定義です。例えば、2週間先が期限の仕事は急ぐのか、急がないのか……それは人によって異なります。そこで、一般的に人から与えられた期限のない活動や仕事を「急がない」と定義します。
第2領域がなぜ重要なのか
私は第2領域を『投資』の時間であると思っています。
投資の時間は、意識しないと確保することが難しいものです。意識しないでいると、私たちは時間を消費・浪費・空費してしまうことになります。
そもそも、なぜ第2領域が重要なのでしょうか。それは、第2領域に時間を割くことが出来れば、第1領域を少なくすることが可能だからです。
第3・第4領域に関しては、意識すれば減らすことが可能です。しかし、第1領域は、いわば降り注ぐ活動や仕事がほとんどなので、意識していたとしても減らすことは難しいのです。
第1領域の時間を減らすためには、第2領域の時間を確保することです。第2領域は、準備の時間です。ここで準備をしっかりしておくことで、あなたの身に降り注ぐ活動や仕事を減らすことが可能です。
例えば、第2領域の時間を確保し、業務マニュアルをしっかりと作成しておくことで、急なクレームが発生する確率が減ります。
このように第2領域は、すぐには役立たないにしても、長期的に見れば人生において自分の時間を確保するために重要となるのです。
なぜタスク管理をするのか
以前も述べましたが、なぜタスク管理をする目的は、自分の時間を確保するためです。言い換えれば、第2領域の時間を確保するためとも言えます。
タスクとなり得るのは、第1・3領域のものか、第2領域のものだけです。意識しないでいると、私達のタスクは第1・3領域に占められてしまいます。
タスク管理が必要なのは、第2領域を意識するためなのです。
コンテキストで第2領域を意識する
タスク管理においては、プロジェクトとは別に「コンテキスト」というものを設定します。
Evernoteでいうとプロジェクトは「ノートブック」であり、コンテキストは「タグ」です。
私が使っているTodoistでは、ラベルという機能があります。これをコンテキストとして、第2領域を意識するために使用しています。
こうすることで意識的に、第2領域のタスクが占める割合を増やしていくことが出来ます。
第2領域はタスク管理の基礎
第2領域を意識することは、タスク管理の基礎です。
私とは違うやり方であっても、第2領域を意識するシステムを作り上げていく必要があると思います。ぜひ、あなたにあったやり方で、第2領域を意識したタスク管理を行ってください。
